Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) hat seit ihrer Einführung im Mai 2018 erhebliche Auswirkungen auf die Art und Weise, wie Unternehmen personenbezogene Daten verarbeiten und archivieren müssen. Für viele Organisationen stellt die DSGVO-konforme Archivierung eine besondere Herausforderung dar.
Grundprinzipien der DSGVO für die Archivierung
Die DSGVO basiert auf mehreren Grundprinzipien, die unmittelbar Auswirkungen auf die digitale Archivierung haben:
- Rechtmäßigkeit der Verarbeitung: Jede Archivierung personenbezogener Daten muss auf einer rechtlichen Grundlage beruhen, sei es eine gesetzliche Verpflichtung, ein berechtigtes Interesse oder die Einwilligung der betroffenen Person.
- Zweckbindung: Daten dürfen nur für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke archiviert werden.
- Datenminimierung: Es sollten nur die Daten archiviert werden, die für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
- Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten dürfen nicht länger gespeichert werden, als es für die Zwecke erforderlich ist.
Technische und organisatorische Maßnahmen
Um die DSGVO-Konformität Ihrer digitalen Archive zu gewährleisten, müssen Sie geeignete technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) implementieren:
Verschlüsselung
Alle archivierten Daten sollten sowohl bei der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt werden. Dies schützt die Daten vor unbefugtem Zugriff und entspricht den Anforderungen der DSGVO an die Datensicherheit.
Zugriffskontrolle
Implementieren Sie ein robustes Zugriffsmanagement, das sicherstellt, dass nur autorisierte Personen auf archivierte Daten zugreifen können. Dokumentieren Sie alle Zugriffe und erstellen Sie regelmäßige Audit-Protokolle.
Regelmäßige Löschkonzepte
Entwickeln Sie klare Löschfristen für verschiedene Dokumentenkategorien. Automatisieren Sie den Löschprozess, wo möglich, um sicherzustellen, dass Daten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zuverlässig gelöscht werden.
Aufbewahrungsfristen beachten
Die DSGVO erfordert, dass personenbezogene Daten nur so lange gespeichert werden, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Gleichzeitig gibt es gesetzliche Aufbewahrungspflichten, die beachtet werden müssen:
- Handels- und Geschäftsbriefe: 6 Jahre
- Buchungsbelege, Rechnungen: 10 Jahre
- Jahresabschlüsse: 10 Jahre
- Personaldokumente: bis zu 10 Jahre nach Beschäftigungsende
Betroffenenrechte ermöglichen
Ihre Archivierungslösung muss es ermöglichen, die Rechte der betroffenen Personen gemäß DSGVO umzusetzen:
- Auskunftsrecht: Betroffene können Auskunft über ihre gespeicherten Daten verlangen.
- Recht auf Berichtigung: Fehlerhafte Daten müssen korrigiert werden können.
- Recht auf Löschung: Unter bestimmten Umständen müssen Daten gelöscht werden können.
- Recht auf Datenübertragbarkeit: Daten müssen in einem strukturierten, gängigen Format bereitgestellt werden können.
Datenschutz-Folgenabschätzung
Bei umfangreichen Archivierungsprojekten, insbesondere wenn sensible Daten betroffen sind, sollten Sie eine Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) durchführen. Diese hilft Ihnen, potenzielle Risiken zu identifizieren und geeignete Schutzmaßnahmen zu ergreifen.
Fazit
Die DSGVO-konforme Archivierung erfordert eine sorgfältige Planung und Umsetzung. Mit den richtigen technischen und organisatorischen Maßnahmen können Sie jedoch sicherstellen, dass Ihre digitalen Archive den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und gleichzeitig die Rechte der betroffenen Personen gewahrt werden.
Bei Bright Ripple unterstützen wir Sie bei der Implementierung DSGVO-konformer Archivierungslösungen. Unsere Experten beraten Sie gerne zu allen Aspekten der datenschutzkonformen digitalen Archivierung.